Апостиль является упрощенной процедурой консульской легализации, которая была принята рядом стран, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года. В результате такого соглашения документы со штампом «Апостиль» имеют юридическую силу на территории государств, подписавших Гаагскую конвенцию. Проставление штампа «Апостиль», на документе необходимо для подтверждения подписи и полномочий должностных лиц Российской Федерации, подлинности штампов и печатей.

На какие документы проставляется апостиль?
1. Апостиль на оригинал:
• апостиль на оригиналы заверенных у нотариуса документов (заявления, разрешения на вывоз ребенка, доверенности)
• апостиль на оригиналы документов, выданные органами ЗАГС: свидетельство о рождении, о браке и расторжении брака, о смерти
• апостиль на оригиналы образовательных документов: аттестатов, дипломов с приложениями, академических справок и подобных. Апостиль проставляется Министерством образования и науки РФ

2. Апостиль на нотариально заверенные копии:
• копии документов из ЗАГС: о рождении, о браке и о расторжении брака, о смерти и т.п.
• образовательных документов: аттестатов, дипломов и приложений к дипломам, академической справки
• копии паспортов: внутренних и заграничных
• копии юридических документов: устав, доверенность, учредительный договор, и т.п.

NB! Проставление штампа «Апостиль» осуществляется на территории только страны, в которой документ был выдан и/или официально оформлен.

Апостиль НЕВОЗМОЖНО проставить на следующие документы:
• подлинники паспортов;
• подлинники профсоюзных билетов;
• подлинники трудовых книжек;
• подлинники военных билетов;
• подлинники удостоверений личности;
• подлинники пенсионных книжек;
• подлинники водительских прав;
• подлинники документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;
• копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;
• медицинские справки с треугольными печатями;
• документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;
• документы, подписанные не уполномоченными должностными лицами;
• документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям: накладные на перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов по ним и т.п.;
• документы дипломатических и консульских учреждений.

Консульская легализация — сложная многоступенчатая процедура, направленная на то, чтобы подтвердить, что исходящий документ, направленный за границу, соответствует законам страны, государственные органы которой выдали или составили данный документ. Легализация заключается в поэтапном заверении подписи должностного лица и печати организации, к которой относится такое должностное лицо, в соответствии со структурой административного аппарата.
Консульская легализация, как один из способов легализации документов при внешнеэкономической деятельности, отличается от апостиля тем, что применима при документообороте с организациями, происходящими только из стран, не являющихся участницами Гаагской конвенции (подписана 5 октября 1961 года). По сравнению с апостилем, является более сложной двусторонней процедурой.

Случаи, когда не требуется легализация документа:
• Если организация, куда вы направляете документ, не требует легализации документа;
• Если между Россией и страной, принимающей пакет документов, существует двусторонний договор о правовой взаимопомощи, согласно которому между государствами действует упрощённая схема документооборота, не требующая процедуры легализации (все страны ближнего зарубежья (страны СНГ), Чехия, Сербия, Черногория, Польша, Хорватия, Словения, Босния и Герцеговина, Македония, Китай, Словакия);

NB! Консульская легализация документа осуществляется на территории только страны, в которой документ был выдан и/или официально оформлен.

НЕВОЗМОЖНО легализовать следующие документы:
• подлинники или нотариальные копии паспортов;
• подлинники или нотариальные копии профсоюзных билетов;
• подлинники или нотариальные копии трудовых книжек;
• подлинники или нотариальные копии военных билетов;
• подлинники или нотариальные копии удостоверений личности;
• подлинники или нотариальные копии пенсионных книжек;
• подлинники или нотариальные копии водительских прав;
• подлинники или нотариальные копии документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;
• копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;
• медицинские справки с треугольными печатями;
• документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;
• документы, подписанные не уполномоченными должностными лицами;
• Если документ относится к виду документов, не подлежащих легализации (документы, напрямую связанные с коммерческими или таможенными операциями: таможенные декларации, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, счета, документы о перемещении товаров через границу и т. д., документы, противоречащие законодательству России или способные своим содержанием нанести ущерб интересам Российской Федерации).

Нотариально заверенный перевод – это перевод, выполненный профессиональным переводчиком, подлинность подписи которого впоследствии заверена нотариусом. Нотариус проверяет наличие у переводчика диплома о высшем лингвистическом образовании, что является основанием для ведения профессиональной деятельности на территории Российской Федерации, нотариус регистрирует данные переводчика и сам перевод в реестре нотариальных действий, а также свидетельствует подлинность подписи переводчика.
Граждане иностранных государств обязаны предоставлять при обращении на территории Российской Федерации перевод документов на русский язык с нотариальным заверением, поскольку в соответствии со Статьей 68, п.1 Конституции Российской Федерации, «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык». Документы на иностранном языке или переведенные на русский язык, но не заверенные нотариально, не имеют юридической силы при подаче в учреждения или органы Российской Федерации.
Граждане Российской Федерации также обязаны подготовить перевод документов на соответствующий язык с нотариальным заверением и/или проставленным штампом «Апостиль» для подачи в учреждения и органы иностранных государств.

Правила перевода при последующем нотариальном заверении:
• В переводе указывается направление перевода: «Перевод с Х языка на Y язык ». При переводе на иностранный язык указание делается на обоих применимых языках. При переводе с иностранного языка на русский язык достаточно надписи на русском языке;
• Имена собственные: имена фамилии, адреса, названия компаний и т.п., передаются путем транслитерации на русский язык в соответствии с действующими требованиями (в частности, требования по транслитерации Управления Федеральной Миграционной Службы Российской Федерации), если наименование или имя ранее не было зарегистрировано при выдаче официального документа (например: виза);
• Тексты печатей, штампов, а также подписи лиц, переводятся полностью;
• Не подлежат переводу серийные и порядковые номера, почтовые индексы и т.п.